Внедрение Битрикс24 в Пензе

У выросшего производственного предприятия почти всегда есть человек-архив. Чаще всего это собственник или коммерческий директор: он знает, кому какая цена согласована три года назад, кому нельзя двигать дату отгрузки и с кем из снабженцев бесполезно переписываться. Пока сделок тридцать в месяц, это сильная сторона компании. На семидесяти появляется очередь: менеджеры ждут его решения, клиенты ждут менеджеров, а часть запросов тихо уходит к тем, кто ответил в тот же день.

Студия РОСТСАЙТ основана в 2011 году, сейчас мы ведём проекты в 79 городах страны, включая Пензу, и занимаемся не только корпоративными системами, но и сайтами с рекламой. Ниже – про главную задачу таких проектов: вынуть договорённости из одной головы и сделать их доступными всему отделу.

Какие производства Пензы упираются в этот потолок

Круг заказчиков в Пензенской области узнаваем: приборостроение и точная механика, изготовители медицинских изделий, мебельные фабрики, кондитерские и пищевые производства, агрофирмы под Пензой, оптовые базы, сервисные компании. Продажи сложные: технический запрос, расчёт, образец, согласование партии, отсрочка платежа. От первого письма до отгрузки редко проходит меньше трёх недель, поэтому любая забытая договорённость всплывает через месяц, когда деталей уже никто не помнит точно.

Проект начинается не с воронки, а с описи договорённостей

На разбор процессов уходит пара дней, ещё столько же – на техническое задание со сметой. Но параллельно мы делаем то, что обычно откладывают: садимся с собственником и переносим в карточки его личных клиентов. Действующие условия, персональные цены, незакрытые обещания, причины прошлых отказов, имена тех, кто на стороне заказчика реально принимает решение.

Работа скучная, на несколько вечеров, зато после неё портал перестаёт быть пустой оболочкой. Менеджер открывает карточку и видит контекст, а не одно название организации. Соседние задачи раздела собраны на странице автоматизация бизнеса.

Как передать клиента менеджеру и не испортить отношения

Резкая передача ключевого заказчика обычно заканчивается звонком собственнику: «а почему со мной теперь работает кто-то другой». Отраслевой круг Пензы узкий, и такая история расходится по нему быстрее любой рекламы. Поэтому первый месяц клиента ведут вдвоём: менеджер отвечает и пишет итоги в карточку, собственник остаётся наблюдателем, видит переписку и не вмешивается без повода.

Через месяц смотрим на факты: стал ли ответ быстрее, чем был раньше, остались ли вопросы, на которые менеджер не смог ответить сам. После двух-трёх таких передач собственник обычно перестаёт бояться и отдаёт остальных.

Продажи и производство в одном окне

Отдельный узел на производстве – срок готовности. Менеджер называет дату по прошлому опыту, а цех в это время уже загружен другим заказом. Мы связываем сделку с заявкой на производство: в карточке появляется плановая дата и её сдвиги, и продавец узнаёт о переносе раньше клиента, а не после его звонка.

Сюда же подтягиваем обмен с 1С – номенклатуру, счета, оплаты и отгрузки. Это отдельная работа от 90 000 ₽ и около двух недель, зато она снимает главный источник ошибок: не нужно переспрашивать бухгалтерию, оплачен ли счёт и что уже уехало клиенту.

Откуда на производстве вообще берутся новые запросы

Отдельный разговор – входящий поток. У предприятия, которое десять лет живёт повторными заказами, канал привлечения обычно один: выставка раз в год и старые связи. Как только в системе появляются понятные цифры по источникам, выясняется, что треть новых заказчиков пришла с сайта, о котором внутри никто не думал всерьёз, а половина расчётов ушла в никуда, потому что запрос попал на общий почтовый ящик.

Поэтому формы запроса и каталог продукции мы заводим в воронку с сохранением источника: видно, по какой позиции чаще всего просят расчёт и сколько таких обращений заканчивается отгрузкой. Если сайт нужно приводить в порядок параллельно с CRM, эту часть закрывает создание сайтов – удобно, когда обе работы делает одна команда и не приходится сводить чужие настройки.

Второй источник, который стоит завести сразу, – закупки постоянных клиентов по графику. Система напоминает менеджеру о повторном заказе за пару недель до расчётной даты, и разговор с заказчиком начинается раньше, чем он успевает запросить цену у конкурента.

Правило одного дня для любых обещаний

Свод правил пишем коротким, на страницу, и весь он про деньги, а не про кнопки. Основное правило одно: всё, что пообещано клиенту по цене, сроку или доработке под него, попадает в поля карточки в тот же день. Рядом ещё несколько: скидку сверх матрицы согласует тот, кто отвечает за маржу; отказ закрывается причиной из списка, а не свободным текстом; заказчик, замолчавший дольше месяца, автоматически возвращается в работу.

Для предприятий, где между сделкой и отгрузкой лежат недели, это правило снимает большую часть внутренних споров между коммерческим отделом и цехом: спорить «а я говорил» становится не о чем.

Что собственник смотрит вместо ежедневных расспросов

Управленческую часть настраиваем под конкретный вопрос, а не «чтобы был отчёт». Обычно набор такой:

• запросы, ждущие расчёта дольше двух дней;
• сделки, где обещанная дата отгрузки уже прошла;
• клиенты, у которых упал объём закупки против прошлого сезона;
• позиции, которые часто спрашивают и не находят на складе.

Короткую выжимку по этим цифрам присылает бот в Телеграм утром. Как только совещание начинает идти по ним, отдел заполняет данные аккуратно – без напоминаний и штрафов.

Признаки, что часть работы идёт мимо портала

Проверяем не людей, а расхождения. Настораживают четыре вещи: расчёт ушёл клиенту почтой, но не приложен к сделке; в отгрузках 1С есть покупатель, которого нет в CRM; сделка закрыта успешно без единого документа; переписка обрывается на слове «уточню» и неделю не продолжается.

Причина почти никогда не в упрямстве. Человек идёт коротким путём там, где шаг сделан неудобно, и правильный ответ – переделать этот шаг, а не собирать объяснительные. Каждое такое расхождение мы разбираем как задачу настройки, а не как нарушение дисциплины – в отделе, где половина продавцов работает по десять лет, второй подход просто не сработает.

Первый месяц: доработки по живым сделкам

Тридцать дней после запуска правки бесплатны, и они всегда находятся. У приборостроителей появляется статус для проектов, отложенных до нового бюджета заказчика. У пищевого производства – напоминание о повторной отгрузке под цикл закупки сети, развозящей товар по райцентрам Пензенской области. У мебельщиков, чьи замерщики каждый день расходятся по Пензе, – поле с датой замера, без которого сделка не уходит дальше.

Правки мелкие, но если не сделать их сразу, команда начинает обходить неудобные места вручную, и через квартал возвращать порядок дороже, чем настроить сейчас. Через месяц собираемся на контрольную встречу и сверяем не ощущения, а показатели: сколько запросов прошло через систему целиком, где сделки простаивают дольше всего, у кого карточки заполнены формально. По итогам либо дорабатываем настройку, либо уточняем правила.

Сколько стоит такой проект

Полное внедрение с аудитом процессов, роботами, интеграциями, отчётами и регламентом – от 180 000 ₽ и три-четыре недели. Дальше по желанию абонентское сопровождение от 15 000 ₽ в месяц: новые отчёты, обучение сотрудников, изменения под выросший процесс. Лицензию Битрикс24 вы покупаете напрямую у вендора и владеете ею сами, в стоимость работ она не входит. Смета фиксируется в договоре до старта – как мы работаем, описано на странице о компании.

Если история ключевых клиентов сейчас в голове одного человека, начните с разговора: за полчаса станет понятно, сколько времени займёт перенос и с каких заказчиков разумно начать. Телефон +7 (901) 417-22-12.