Автоматизация отдела продаж в Пензе: проект в разрезе рабочих дней
В этой статье
Когда автоматизацию описывают списком функций, невозможно понять главное – сколько времени отдел будет работать в двух режимах сразу и когда руководитель наконец увидит честные цифры. Поэтому мы показываем проект как график: у каждого шага свой срок, а у вас – понимание, что происходит на этой неделе и что будет на следующей. Полный проект занимает три-четыре недели, настройка одной воронки – пять рабочих дней.
Дни 1-2: разбор до настройки
Начинаем со звонков и сделок за последний месяц. Смотрим, сколько обращений не дошло до карточки, где сделки простаивают, кто ведёт клиентов в личных заметках. Руководителя и менеджеров опрашиваем по отдельности, потому что версии процесса у них расходятся почти всегда. У производственных компаний Пензы, поставляющих оборудование и комплектующие другим предприятиям, обычно вскрывается длинное согласование: заявка уходит в конструкторский отдел на расчёт и возвращается через две недели, а в отчётности всё это время числится активной работой менеджера.
Пятый рабочий день: регламент и точная сумма
Два-три дня уходит на документ: этапы воронки, обязательные действия продавца на каждом из них, права доступа, перечень отчётов. Одновременно вы получаете смету и срок. Цену мы называем до начала работ и фиксируем её в договоре. Лицензии CRM и телефонии покупаются напрямую у поставщика и принадлежат вам – мы не перепродаём подписку. Расценки по направлениям есть в прайс-листе.
Со второй недели: настройка воронки и автозадач
Самый длинный этап, от пяти до десяти рабочих дней. За это время собирается всё, чем менеджер пользуется каждый день:
- обязательные этапы и поля карточки – без суммы, срока и следующего шага сделка стоит на месте;
- автозадачи и напоминания, чтобы долгое согласование не превратилось в забытую сделку;
- скрипты и чек-листы внутри карточки;
- шаблоны спецификаций, счетов и писем.
Действующие сделки переносим параллельно с настройкой, продажи на это время не останавливаются.
Третья неделя: все обращения в одном окне
От трёх до семи дней на телефонию с записью разговоров, почту, мессенджеры, соцсети и заявки с сайта. Каждое обращение создаёт карточку автоматически и распределяется на менеджера по правилу, а не по внутренней договорённости. Заявка перестаёт зависеть от того, услышал ли её конкретный человек. Обмен счетами и оплатами с учётной программой подключается в этот же период – см. интеграцию с 1С.
Четвёртая неделя: панель руководителя и обучение
Два-три дня на отчёты: план-факт по каждому продавцу, конверсия по этапам, средняя длина сделки, нагрузка на отдел. Дальше две онлайн-сессии – для менеджеров и для руководителя. Продавцов учим вести карточку быстрее, чем прежнюю отчётность, иначе система превратится в лишнюю работу. Руководителю показываем, как по отчёту найти причину провала плана, а не только сам факт. Записи сессий остаются у вас.
Тридцать дней сопровождения
Первый месяц после запуска правим бесплатно. За это время отдел проходит полный цикл сделок, и становится ясно, где регламент разошёлся с реальностью. Работающей система становится именно в этот месяц, а не в день сдачи.
Что требуется от вас, чтобы уложиться в график
Сроки выше – не рекламная цифра, но держатся они на трёх вещах со стороны заказчика:
- один ответственный с правом решать: когда регламент правит весь отдел, согласование растягивается на две недели вместо двух дней;
- доступы к телефонии, почте и сайту, выданные в первые дни, а не после напоминаний;
- назначенная заранее дата обучения, которую не переносят из-за отгрузок.
Когда эти три пункта закрыты, проект идёт день в день по календарю. Когда нет – сдвигается ровно на срок согласований, и никакая настройка это не компенсирует.
Опишите, как идут продажи в вашей компании, – вернёмся с графиком по неделям и точной сметой. Звоните +7 (901) 417-22-12 или оставьте заявку на странице контактов, первый разбор бесплатный.
